Rapport de contrôle : responsabilités mal définies entre locataire et bailleur

Mention dans le rapport de contrôle : Responsabilité de l’exploitant mal définie. Installation : Bien commercial équipé d’une installation de porte. Évaluation pratique : Clarifier, fournir les justificatifs et fixer un délai.

Cet article ne remplace ni un contrôle sur place ni un conseil juridique. Il aide les exploitants à comprendre un rapport de contrôle et à engager les prochaines étapes appropriées.

En clair : la décision à prendre par l’exploitant

Clarifier, fournir les justificatifs et fixer un délai. Ne pas ignorer ce point. Constituer correctement les documents, les contrôles visuels et les justificatifs, puis définir l’échéance du contrôle ou la mesure à prendre.

Ce que le défaut signifie sur le plan technique

Lorsqu’aucun responsable n’est désigné, les défauts restent sans correction. En pratique, il faut déterminer qui effectue les contrôles, passe les commandes et paie.

Ce que l’exploitant peut faire immédiatement et sans danger

1. Rassembler tous les documents disponibles : registre de contrôle, documents d’entretien, factures, schéma électrique et photos.
2. Identifier clairement l’installation : emplacement, numéro de porte, utilisation et interlocuteur.
3. Ne pas transmettre les défauts non corrigés uniquement oralement, mais les consigner par écrit.
4. Demander une évaluation par un spécialiste en cas de modifications touchant à la sécurité.

Ce que l’entreprise spécialisée ou la personne habilitée doit contrôler

Cas pratique tiré d’une intervention réaliste

Dans un hall loué à Bad Kreuznach, le locataire pensait que le bailleur faisait contrôler la porte. Le bailleur pensait l’inverse.

Cause typique et mesure corrective adaptée

• Les documents n’ont pas été archivés de manière centralisée pendant des années.
• L’entretien, la réparation et le contrôle ont été confondus.
• La documentation n’a pas été mise à jour après les transformations.
• Le rôle d’exploitant n’est pas clairement défini entre le propriétaire, le locataire et l’utilisateur.

Pièces de rechange ou documents susceptibles d’être nécessaires

• Dossier de l’exploitant
• Extrait du contrat de location
• Rapport de contrôle / document
• Liste des défauts
• Liste des contacts

Ce que le procès-verbal doit mentionner après la correction

• Reprendre à l’identique le libellé du défaut figurant dans le rapport de contrôle.
• Indiquer la cause et les composants concernés, et ne pas se contenter d’écrire « réparé ».
• Documenter les valeurs mesurées ou le contrôle fonctionnel lorsque cela concerne la sécurité.
• Indiquer clairement les défauts résiduels et les restrictions d’utilisation.
• Consigner sans ambiguïté la remise en service ou la mise hors service.

Réglementations et références officielles

Pour les exploitants, la mise en œuvre pratique est déterminante. Les sources suivantes fournissent des repères sur le contrôle, la responsabilité relative aux équipements de travail et la qualification de la personne chargée du contrôle.

• FAQ DGUV : contrôle des fenêtres, portes et portails motorisés
• ASR A1.7 Portes et portails
• DGUV Information 208-022 Portes et portails
• BetrSichV § 14 Contrôle des équipements de travail
• TRBS 1203 Personnes habilitées à effectuer des contrôles

Aide interne correspondante

• Nous contacter
• Utiliser l’outil de recherche de pièces détachées
• Base de connaissances
• Guide d’entretien
• Bien identifier les pièces de rechange

FAQ

Que signifie « responsabilité de l’exploitant mal définie » dans le rapport de contrôle ?

Cela signifie que, pour le bien commercial équipé d’une installation de porte, les responsabilités n’ont pas été évaluées de manière sûre ou traçable. La question déterminante n’est pas de savoir si l’installation fonctionne encore, mais si elle peut être exploitée en toute sécurité.

Le bien commercial équipé d’une installation de porte peut-il continuer à être utilisé jusqu’à la réparation ?

Cela dépend du défaut. Si une fonction de sécurité, un élément porteur, un mouvement incontrôlé ou un équipement de quai présentant un risque de chute ou d’écrasement est concerné, il faut cesser l’utilisation ou au moins la limiter clairement jusqu’à ce qu’une personne habilitée ait évalué la situation.

L’exploitant peut-il corriger lui-même ce défaut ?

Non, si la commande, l’entraînement, les ressorts, les câbles, le système hydraulique, le bord de fermeture, la barrière photoélectrique, l’arrêt d’urgence ou le verrouillage sont concernés. Il peut en revanche rassembler les documents, photographier les dommages, maintenir les zones dégagées et informer les utilisateurs sans prendre de risque.

Quelles informations aideront l’entreprise spécialisée au sujet des responsabilités ?

Des photos de la plaque signalétique, une vue d’ensemble, une photo détaillée du défaut, le dernier rapport de contrôle, le message d’erreur affiché, l’heure d’apparition du défaut et l’indication précisant s’il est permanent ou seulement sporadique.

Quelles pièces de rechange peuvent réellement être envisagées ?

Uniquement les pièces relevant de la zone réellement contrôlée où se situe le défaut. Sans valeur mesurée ni défaut clairement identifié, la recherche de pièces détachées relève du hasard. Il faut donc d’abord cerner la cause, puis commander ou remplacer le composant.

Que faut-il documenter après la réparation ?

La cause, les pièces installées, les travaux effectués, les fonctions de sécurité contrôlées, les valeurs mesurées lorsqu’elles sont disponibles, les défauts résiduels non corrigés et une indication claire précisant si l’installation est de nouveau autorisée à fonctionner.